Starostwo Powiatowe

Zarządzenia Starosty Gryfińskiego

VII Kadencja Odrodzonego SamorzÄ…du Powiatowego
07.04.2024-07.04.2029

Zarządzenie Nr 33/2025
Starosty Gryfińskiego
z dnia 2025-04-14

w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia jednolitego systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją - EZD RP w Starostwie Powiatowym w Gryfinie oraz zasad powoływania koordynatorów wdrożenia systemu w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 107, poz. 1907) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. W związku z zawartym przez Starostwo Powiatowe w Gryfinie Porozumieniem z Naukową i Akademicką Siecią Komputerową - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie (dalej: NASK), powołuje się Zespół ds. wdrożenia jednolitego systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją - EZD RP w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, zwany dalej Zespołem, w składzie:
1. Magdalena Pieczyńska - Sekretarz Powiatu - Przewodnicząca Zespołu;
2. Agnieszka Turek - Naczelnik Wydziału Organizacji i Informacji - Zastępca Przewodniczącej Zespołu;
3. Waldemar Trzeciak - Kierownik Referatu Informatyki - Zastępca Przewodniczącej Zespołu;
4. Marcin Konopnicki - Zastępca Kierownika Referatu Informatyki;
5. Wojciech Sztanga - Główny specjalista w Referacie Informatyki;
6. Magdalena Bołbot - Inspektor (samodzielne stanowisko pracy ds. archiwum zakładowego);
7. Jolanta Kiedrowska - Kontroler techniczny w Wydziale Organizacji i Informacji;
8. Renata Balul - Pomoc administracyjna w Wydziale Organizacji i Informacji;
9. Wanda Pawlak - Sekretarka w Wydziale Organizacji i Informacji;
10. Magdalena Sosnowska - Sekretarka w Wydziale Organizacji i Informacji.
2. W pracach Zespołu może uczestniczyć Audytor Wewnętrzny Andrzej Urbański z głosem doradczym.
3. Celem powołania Zespołu jest realizacja postanowień wskazanych w Porozumieniu zawartym przez Starostwo Powiatowe w Gryfinie z NASK, w szczególności koordynacja wdrożenia oraz funkcjonowania w Starostwie Powiatowym w Gryfinie systemu EZD RP.

§ 2.

1. Pracami Zespołu kieruje Przewodniczący Zespołu.
2. Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:
1. planowanie, organizowania i kierowania pracami Zespołu;
2. podejmowanie ostatecznych rozstrzygnięć w zakresie podejmowanych przez Zespół ustaleń;
3. informowanie Starosty o postępach i ryzykach w realizacji Porozumienia, o którym mowa w § 1 ust. 3.

§ 3.

1. Do obowiązków Zespołu należy utrzymanie i rozwój systemu elektronicznego zarządzania dokumentami EZD RP w Starostwie Powiatowym w Gryfinie, w tym w szczególności:
1. opracowanie harmonogramu wdrożenia systemu EZD RP;
2. opracowywanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji, w tym zasad, procedur, schematów obiegu dokumentów oraz wykazu symboli JRWA, które powinny stanowić wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
3. koordynowanie prac zwiÄ…zanych z utrzymaniem systemu EZD RP;
4. nadzorowanie i monitorowanie działania systemu EZD RP;
5. współpraca z koordynatorami wdrożenia systemu EZD RP w poszczególnych komórkach organizacyjnych w celu prawidłowej realizacji czynności związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją;
6. podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
7. organizowanie szkoleń dla koordynatorów wdrażania systemu EZD RP i pracowników z systemu EZD RP;
8. opracowywanie stanowisk, poleceń i wytycznych dotyczących wdrażania systemu EZD RP .
2. Stanowiska, polecenia i wytyczne Zespołu, o których mowa w ust. 1 pkt 8 są wiążące dla komórek organizacyjnych w Starostwie Powiatowym w Gryfinie.
3. Przewodniczący Zespołu oraz wyznaczeni członkowie Zespołu reprezentują Starostwo Powiatowe w Gryfinie w kontaktach z NASK oraz z jednostkami organizacyjnymi powiatu, w sprawach związanych z wdrożeniem systemu EZD RP.

§ 4.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie wyznaczają spośród pracowników kierowanej komórki koordynatora w zakresie wdrożenia systemu EZD RP w obrębie tej komórki organizacyjnej, zwanego dalej koordynatorem.
2. Do zadań koordynatora po odbytych szkoleniach, należy bieżące wsparcie funkcjonowania systemu EZD RP w komórce organizacyjnej, w szczególności przez:
1. prowadzenie szkoleń dla pozostałych pracowników komórki organizacyjnej;
2. testowanie kolejnych wersji systemu EZD RP;
3. współpracę z Zespołem w zakresie potrzebnym do prawidłowego działania systemu EZD RP tj.:
1. przekazywanie informacji o problemach i zgłoszeniach wymagających oceny lub wypracowania nowych zasad lub procedur,
2. przekazywanie zgłoszeń o błędach technicznych systemu EZD RP;
4. opracowywanie propozycji nowych funkcjonalności i modyfikacji systemu EZD RP.

§ 5.

1. Zespół pracuje na posiedzeniach lub w trybie uzgadniania stanowisk we współpracy z koordynatorami.
2. Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący Zespołu z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu.
3. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Zespołu lub w przypadku czasowej niemożności wykonywania przez niego zadań, Przewodniczący Zespołu powierza ich wykonywanie Zastępcom bądź wskazanemu przez siebie członkowi Zespołu.

§ 6. Traci moc zarządzenie Nr 87/2021 Starosty Gryfińskiego z dnia 23 grudnia 2021 r. w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Starostwie Powiatowym w Gryfinie oraz powołania Koordynatorów wdrożenia EZD w komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Gryfinie (System EZD PUW).

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.